Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления
прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель
пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному
информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы
на интересующие вопросы.
Подготовка
1.Креативная (концептуальная) часть пресс-конференции.
На этом этапе делается упор на уникальность конференции: придумываются
основные «фишки», оригинальное оформление зала, сувениры для журналистов
и т.п. в стилистике пресс-конференции. Иными словами, целиком формируется
концепция мероприятия.
При разработке уникальных фишек пресс-конференции обязательно учитываются
рекомендации/пожелания ответственных за телевизионные СМИ: чтобы картинка
для ТВ-камер смотрелась хорошо и понятно.
Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
2.Подготовка основных документов пресс-конференции:
Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия!
-
Речь ведущего и спикеров пресс-конференции (если они известны),
-
Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования
объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди «своих»
и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции
переходят к вопросам).\
Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!
3.Анонсы.
В вашей фирменной рассылке перед пресс-конференцией должно выйти как минимум
2 анонса предстоящего мероприятия, в которых раскрывается уникальность
и интересные подробности, указываются спикеры (если они известны), указывается
место и время проведения пресс-конференции, даются контакты пресс-менеджера,
занимающегося аккредитацией.
Также развернутые анонсы в прессе с правильным позиционированием позволят
обеспечить приход журналистов на вашу пресс-конференцию.
Рекомендуемый срок: как минимум за 3 недели до мероприятия!
4.Техническое оснащение.
Обязательной частью данного этапа является осмотр площадки и проверка местного
технического обеспечения и функционирования оборудования, необходимого
для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое
количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное количество стульев,
наличие комнаты/места для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты
движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).
Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю, за 1 день – контрольная проверка.
В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете
заказать все в другом месте.
В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об
организации фуршета.
5.Аккредитация.
Приглашение журналистов на пресс-конференцию начинается с телефонного звонка,
только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов
рассылаются анонс, пресс-релиз и фотографии PR-объекта. Туда же следует
приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции,
и план с указанием проезда на автомобиле с местом для парковки.
Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 5 дней.
Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel:
фамилия, имя, издание, контакты) поможет вам во многом. Список должен быть
сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии или изданию). В нем должна
быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности
по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).
Рекомендуемый срок: не позднее, чем за 1 день.
На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он
(желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы
(в зависимости от ситуации может варьироваться)
6.Распределение функций.
В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее
собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На
собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются
обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода
на место проведения конференции.
Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами.
Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать,
какое издание и какой вопрос, и т.д.).
Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение
фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).
Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции,
самое главное – «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени!
Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом
в различные зоны, включая гримерки.
Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием
ФИО и должностей, бейджах.
Рекомендуемый срок: за 1 день.
7.Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции.
На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и
отвечать на вопросы.
Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза.
8.Репетиция пресс-конференции.
У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера,
технических людей и т.д.) во время репетиции должен быть актуальный план
пресс-конференции. Как правило, такие «пробные мероприятия» позволяют найти
слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!
Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.
Проведение
1. На входе (во время аккредитации),
как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать
контакт и выдавать пресс-пакеты.
2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник
с работающим диктофоном.
Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым.
Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым
должен находиться сотрудник с диктофоном.
3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации)
необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда
можно брать «эксклюзивы», фотографировать и т.д.).
4. Работа с микрофонами.
Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо
узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается
задать.
Подведение итогов
1. После окончания пресс-конференции
нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.
2. Подготовка пост-фактума.
Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.
3. Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.
4. Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования)
в соответствии с прошедшим мероприятием.
Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих
задач:
1. максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием,
2. создание и реализация запоминающейся «фишки» (уникальность!),
3. безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры
пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования),
4. освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием
позиционирования.
Ольга Костюк
Джерело:
http://www.eventmarket.ru/?menu=articles&article_id=1608